電子帳簿保存法導入による経費精算業務の改善事例

業務効率化と内部統制強化で模索する日々…

「楽楽精算」のご導入前の課題や、ご導入を検討したきっかけを教えていただけますでしょうか。

会計システム会社様よりシステムとの連携がし易いとの事で、楽楽精算を紹介していただきました。
以前は本部スタッフ自ら会計システムのオプション機能で精算入力を個別で行っていました。申請者となるスタッフたちは、定型フォーマットに申請内容を記入し、紙の領収書を添付して、上長に提出。上長の承認がとれたものについては財務経理へ提出し、財務経理は提出された伝票の確認をし、支払いデータの作成、銀行へ振り込み依頼をする、という流れでした。システムを使っていたとは言え、かなりの手作業が発生していましたし、各種事前申請との照合に時間がかかっていました。また、どうしても手作業での確認となるため、見落としや間違いも発生する可能性があります。業務効率化と、内部統制の強化も目的の一つとして、経費精算専用のシステムを導入することを模索しておりました。

3時間かかっていた経費精算業務が30分に！

「楽楽精算」を導入して改善されたことを教えていただけますでしょうか。

都度行っていた、紙ベースでの申請、回覧、印鑑承認が無くなり、出張等各事前申請と様式及び承認も全てデータで管理できるようになったことで、業務効率化と内部統制の2点で改善効果がありました。
まず業務効率化の効果としては、申請内容との比較が容易になった事で財務経理業務の簡略化ができるようになりました。これについては「楽楽精算」上で申請とチェック・承認が会社指定精算日よりも前に完了することができるようになりました。次に内部統制の効果として、未承認伝票や差戻し伝票に対する催促メール機能を使用する事で、漏れが無くなりました。これは財務経理側での効果となりますが、「楽楽精算」で経費を透明化することにより、会社全体としても内部統制強化につながったと感じています。
「楽楽精算」の導入によって、具体的には経費精算の作業がこれまで3時間ほどかかっていたのですが、30分に短縮という効果が得られました。
その他の副次的な効果として、クラウドシステムを全社的に利用することで、社員のITリテラシーの向上にもなったのではないかと思っています。

領収書のファイリングはゼロに！保管は専用ボックスに入れるだけ

御社は電子帳簿保存法にも対応されていますが、何か具体的な効果はありましたか。

以前は、申請する社員たちが領収書を見やすいよう順番に並べ、申請書にホッチキス止めして提出していましたが、今は「楽楽精算」へ領収書等のデータをアップロードするだけです。アップロードした領収書データは経費精算する際に、事前の申請内容と直接紐付ける事ができるので、経費精算にかかるストレスは軽減され、未精算も無くなりました。

財務経理側で実感する効果としては、何といっても領収書の保管稼動が激減したことです。これまでは領収書等が貼り付けられた伝票をファイリングし保管していたのですが、今は本社にある専用の提出ボックスに入れておくだけです。日付や金額、取引先の情報などは「楽楽精算」上にデータとして保存されているため、紙の領収書をきれいに保管する必要がないのです。

今年は導入初年度という事で領収書、請求書ともにアップロードした証憑すべて提出ボックスに提出してもらうルールにしていますが、今後は電子帳簿保存法に適応した証憑は、原本を破棄し要保存のみ保管が出来る様にしていこうと考えています。

電子帳簿保存法対応機能の詳細はこちら

導入時の細かいサポート体制

導入時や導入後のサポート体制はいかがでしょうか？

導入準備期間の2カ月間ほどサポートをしていただきました。従業員マスタ、勘定科目マスタなどはマニュアルを見ながら簡単に設定ができました。計上仕訳・支払仕訳・FBデータの設定方法等についてはサポートの方に実際の画面を見ながら教えていただくこともできたので、大変助かりました。また、申請時のルール設定では承認側の負担を減らす為に、申請時に多くのNG項目設定をしました。こうした細かい作業もサポートして頂き、今まで以上に承認する時間が削減できています。準備期間に発生したトラブルに対しては、即電話、メールで対応して頂きました。本稼動後は大きなトラブルも無く使わせて頂いております。

他の社員を納得させる材料がそろっているのが「楽楽精算」

「楽楽精算」を検討中の企業様にメッセージをお願いします。

弊社は社内フローのIT化による業務簡略の推進中であり、具体的にはクラウドERPへの移行途中です。しかしそれを認識し実現するのは一部の関係部署のみであって、全体の認識ではありませんでした。「楽楽精算」を導入した効果は、私たち財務経理部門の作業簡略の大幅な効果もさることながら、今までシステムに携わる事が少ない営業部門もシステムに触れる事で、他部署の業務を理解できる様になってきている、ということも大きいと思っています。
新しい事を始める時は必ず抵抗勢力が現れます。しかし、私たち財務経理部門が必要としていた機能や運用のし易さ、ランニングコスト等の条件が社内決裁を早め、その導入主旨や目的を明確にさせてくれるメリットや、他の社員を納得させる材料がそろっているのが、この「楽楽精算」だと思います。