他システムから「楽楽精算」へ切り替えて経費精算を効率化した事例

使いづらかった既存システムの切り替えと経費精算の課題

最初に「楽楽精算」ご検討いただいたのはどのような背景からでしょうか？

「楽楽精算」導入前は会計システムに備わっている経費精算ワークフローを利用して経費精算業務を行っていました。しかし、会計システムの付属機能を使っていただけなので、経費精算業務に特化しておらず、ここはという急所に手が届かない仕様でした。利用者に合わせた柔軟性も今ひとつだと感じることが多く、今思えばシステムの仕様に利用者が合わせる形で経費精算業務を行っていました。あるとき、会計システムを切り替えることが決まったので、これを機に経費精算業務全体を抜本的に見直すことにしました。その中で情報システム部責任者に紹介され「楽楽精算」の検討を開始しました。

運用者に合わせたシステム設定をエンジニアなしで実現！

「楽楽精算」の導入を決定していただいた経緯を教えてください。

経費精算システムを検討する上でポイントとしていたのは操作性・柔軟性・機能性の3点です。経費の申請・承認、支払い処理を円滑に行い、経費精算を効率化するためには経理だけではなくシステムの利用者、つまり申請者や承認者も直感的にシステムの操作を理解して使いこなせることが重要だと考えていました。その点で「楽楽精算」は当社のやりたいことに合わせる形でカスタマイズできましたし、こだわりがあった帳票レイアウトにも柔軟に対応してくれました。

「楽楽精算」カスタマイズ機能の詳細はこちら

また、システムに精通したエンジニアがいなくても上記のような設定を実現でき、メンテンナンスや保守・管理も容易にできたので、これなら当社でも使えそうだと感じました。このとき国内累計導入社数No.1（※）という高い実績にも合点がいきました。
※ デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

従来のシステムだと運用者がシステムに合わせる形で経費精算を行っており不便に感じていたと先ほど言いましたが、「楽楽精算」は運用者に合わせてシステムを変えることができるので利用者からも「申請が楽になった」という声があがっています。経費精算に関わる経理担当者の作業も30％程度軽減されたと感じています。

経理も利用者も楽になる機能が豊富で、経理の申請チェック時間は半減

「楽楽精算」導入後、社内での評判はいかがでしょうか？

実は「楽楽精算」導入当初はシステムの変更に対して社内の抵抗感も少なからずありました。最初は利用者からの問合せもいくらかあり対応していましたが、その対応も導入前に想定していたよりも負担にはなりませんでした。「楽楽精算」が利用者にとって直感的に使いやすいシステムだったことを表していると思っています。その後「楽楽精算」の利用が浸透してくると、以前のシステムよりも使いやすいとの声が多く寄せられ、会社全体での経費精算の効率化・スピード化を実感できるようになりました。

その結果として利用者側、経理側の両者が喜ぶシステム切り替えを実現できたと考えています。申請者にとっては「楽楽精算」のICカード連携機能が特に便利で、交通系ICカードを読み込んで申請ボタンを押すだけで交通費申請が完了するので、従来のような手間がかかりません。交通費精算は毎月数百件あるので、確認工数や申請ミス、差し戻しと再申請などに膨大な時間がかかることを課題に感じていました。「楽楽精算」を導入することで今まで発生していたミスや計算の負担が軽減され、交通費の精算のみなら2～3分ほどで申請が完了するので、利用者の経費精算業務を効率化できました。今後の希望を上げるとすれば、AI機能による入力支援をさらに強化してもらい、経費精算の全自動化ができたら理想的です。

AIによる入力補助機能付き「楽楽精算」交通費精算機能の詳細はこちら

また、経理側も「楽楽精算」の規定違反チェック機能を非常に便利に使っています。社内規定を事前に「楽楽精算」に入れることでそのルールに反した申請が上がってこないようにできるので、申請のチェックが非常に楽になりました。今までは4営業日ほど費やしていた申請のチェック作業が、「楽楽精算」導入後は2営業日で完了しています。さらに経費が正当に使われているかも確認できるようになり、内部統制が強化されたことも嬉しいです。

「楽楽精算」規定違反チェック機能の詳細はこちら

次の課題はテレワーク対応、「楽楽精算」の電子帳簿保存法対応機能に期待化

緊急事態宣言下、「楽楽精算」はお役に立てたでしょうか？

当社でもテレワークを実施しており、テレワーク中でもスマートフォンから経費申請・承認が可能な状態でした。社員がどこにいても経費精算ができたことは、「楽楽精算」のメリットの1つだと感じました。しかし、当社内で紙と印鑑の文化が残っており、経理部の処理を含め、全ての工程をテレワークで完了させることはできませんでした。そのため、「楽楽精算」の電子帳簿保存法機能とファイル添付機能には魅力を感じています。

近い将来、システムのみで経理処理を完結させる対応が一般的となる可能性があると考えています。税務とシステム両面からの検討が必要なので、「楽楽精算」には今後当社が実現していくペーパーレス化の一助となるような情報提供もお願いしたいです。

「楽楽精算」電子帳簿保存法機能の詳細はこちら

「楽楽精算」営業とサポートの対応がスムーズな導入に貢献

導入時の「楽楽精算」営業担当、サポート担当の対応はいかがでしたか？

新しい経費精算システム導入を検討していたときに「楽楽精算」営業担当の方に当社課題と要望をお出ししたところ、その解決方法をしっかり提示してくださいました。逆に「楽楽精算」にできないことははっきりと「できない」と伝えてくださり、その代替案も示していただきました。この姿勢に安心感を覚えました。

また、導入前に無償で試用期間を設けることができたのは本当にありがたかったです。導入時は設定すべき項目がたくさんで不安がありましたが、サポートの方が細かい設定の仕方までレスポンスよく教えてくださったので、スムーズに導入することができました。営業・サポートともに、しっかりとした体制が整っていることが伺えたのも「楽楽精算」導入を決定づける重要な要素でした。

「楽楽精算」を無料トライアルで試してみる

経理だけでなく利用者にもメリットのある経費精算システム

最後に「楽楽精算」の導入を検討中の企業様に一言いただけますでしょうか？

「楽楽精算」は常にユーザーが使いやすいように機能面もアップデートをされています。また、導入前はもちろん、導入を決定してからもしっかりとした営業・サポート体制が整っていると感じています。

経理部門だけが楽になる経費精算システムではなく、申請者や承認者といった利用者も導入のメリットを感じられるので、社内全体で経費精算の効率化・スピードアップを考えている企業にはぜひ「楽楽精算」をおすすめしたいです。