交通費・経費精算システムの請求書処理の改善事例

入力の3度手間が発生　負担の大きい請求処理

「楽楽精算」のご導入前の課題や、ご導入を検討したきっかけを教えていただけますでしょうか

「楽楽精算」導入以前は、立替経費精算は他社の経費精算アプリを使用していました。そのアプリでは、外貨での入力が出来なかったり、アプリから会計ソフトへの連動性がなくアプリに入ったデータを一旦エクセルにダウンロードし、会計ソフトに再度入力するというフローが発生しており、非常に煩雑でした。

また、通常の請求書処理についても、各業者からの請求書が事業部（発生部門）ではなく経理に直接届いていたので、内容もわからないままエクセル管理表に入力し、同じ内容を会計ソフトに再入力、最後にオンラインバンキングシステムに再び入力、という形で重複した作業があり3度手間でした。これでは時間がいくらあっても足りません。以前に在籍していた比較的大きな会社ではしっかりとした基幹システムがあり、請求書の処理は発生部門での分散入力が徹底されていたので、弊社でもそのような仕組みを早急に作らないと自分が潰れてしまうという危機感がありました。

「楽楽精算」によって支払依頼のフローが確立　FBデータで入力の手間からも解放

「楽楽精算」の導入による効果や、改善されたことを教えていただけますでしょうか

一番導入して良かったなと思うのは「支払依頼」というメニューがあることです。これを使用することにより、請求書は発生部署で責任をもって回収・確認し、上長の承認を経たうえで経理に申請するという流れが出来ました。また、FBデータが「楽楽精算」上で作成されるのでオンラインバンキングシステム上で都度振込データを入力する作業から解放されました。かかった時間を正確に計ったことはありませんが、単純に考えても処理の工数が1/3には縮小できたと思っています。その分事業部の皆さんの工数が多少増えてしまったかもしれませんが、自部署で発生した経費は自部署で確認し経理に提出するというのが本来の姿かと思います。そうすることで自然とコスト意識も生まれるのではないかと思います。

為替レートの登録ができるから、統一レートで処理できる

「楽楽精算」の便利な機能を教えていただけますでしょうか

為替レートの登録ができる点です。自身で日本円に換算しなくても外貨で入力すればシステム上で換算してくれるためです。前に使っていた経費精算アプリでは外貨から日本円への換算を申請者自身がやっていたので事実上チェックが不可能でしたのが、「楽楽精算」では統一したレートで処理ができるので助かっています。

数ある交通費・経費精算ソフトの中で、「楽楽精算」をお選びいただけたポイントを教えていただけますでしょうか

経理として入社した直後から経理業務の効率化ツールを色々と調べている中でラクスさんの「楽楽明細」というサービス名を耳にしました。調べたところ同社では「楽楽精算」という経費精算ツールも開発しており、ある程度世間的に認知されているということがわかりました。説明を伺う中で弊社に必要な機能が揃っており、かつ大がかりなシステム導入が不要でインターネット接続環境があればすぐに始められるというところで導入を決めました。

「楽楽精算」導入時や導入後のサポートはいかがでしたでしょうか

導入当初はよくわからず毎日のようにサポート部門に電話していましたが、丁寧に教えていただきスムーズに導入することが出来ました。

「楽楽精算」の導入により自部門で経費を締めるという理解が広まった

「楽楽精算」を検討中の企業様にメッセージをお願いします。

「楽楽精算」を導入したことで、自部門で責任をもって経費を締めるということの理解が社内で広がったことは良いことだと思います。以前の弊社のように、請求書が直接経理に届いていて困っている企業様や入力作業に膨大な時間を取られている企業様にはぜひおすすめしたいサービスです。