交通費・経費精算システムによる予算管理業務効率化の事例

事業規模拡大に伴って従業員が増え、精算件数も負担も急増

「楽楽精算」の導入をご検討されたきっかけをお教えいただけますでしょうか。

従来は、エクセルの経費精算シートに各社員が多くの時間を割いて記入して経理に提出し、経理は一枚一枚確認し現金で精算しておりました。
しかし事業規模の拡大に伴う従業員数が急増。それにより経費精算の件数も増えたことや、事業部からの交通費精算簡便化の依頼があったことから経費精算のシステムの導入を検討致しました。

経費精算シートのチェック時間が5時間→2時間で完了

ご導入後の効果や、改善されたことを教えていただけますでしょうか。

当時の従業員数で100名のエクセルの経費精算シートのチェックに2人で月5時間近くかかっていましたが、「楽楽精算」導入後は2時間ほどで終わるようになりました。また、「楽楽精算」では確認が完了した申請データが自動的に仕訳データや支払データと紐づくため、支払ミスや会計伝票の起票ミスがゼロになり、経理部門の負担が大きく削減されました。
また、営業部門からは交通系ICカード連携で精算データを作成することができるので、「面倒な入力作業がなくなって楽になった」との声があがっています。

「楽楽精算」のデータで会計数値の精度が向上、予算管理も可能に！

「楽楽精算」の便利な機能を教えていただけますでしょうか。

前段でもお話しましたが、精算したデータ使って仕訳データや支払データが作成できるので、複数人数で処理した際の多重入力ミスや支払漏れを防げるようになり、会計数値の精度向上にもつながっています。
また、弊社では予算管理機能オプションを利用しているのですが、予算上限に達したら申請できなくするルールの設定や警告メッセージのポップアップを表示できるので、申請段階でタイムリーに予算管理ができるのは大きなメリットだと感じています。

汎用性が高く事業拡大にも対応できるシステムである点が魅力

数ある交通費・経費精算システムの中で、「楽楽精算」をお選びいただけたポイントを教えていただけますでしょうか。

申請者から経理部門まで、全社員の課題を解決できる機能が備わっている点がポイントでした。申請者の交通費精算効率化のために交通系ICカード連携が出来ますし、経理部門では作成していた銀行データ、会計データを、既存のシステム連携とできるよう自由に加工できる点など、自社のスタイルに合わせて最適なシステムを構築することができます。
汎用性が高くこれから事業が拡大していく中で様々なニーズに対応できるシステムだと思えたところが魅力的でした。

希望に沿った導入プランの提案や細かいフォローで導入時も安心

導入時や導入後のサポート体制はいかがでしょうか。

導入支援頂いた方がとても親切に弊社の希望に沿った導入プランの提案やシステム構築のアドバイスなど細かな点までフォロー頂くことができ、とても安心できました。
また、利用者用のサポートサイトもあり、そこに基本的な疑問点については対処法が載っています。システムに強くない担当者でも、希望に合った設定が出来るようになっていると感じました。

「楽楽精算」で経営判断にもスピーディーに反映できる

「楽楽精算」を検討中の企業様にメッセージをお願いします。

「楽楽精算」を導入したことで、現場と経理部門をつなぐシステムフローがより強固になりました。現場が入力した数値を、今度は経理部門や管理部門が入力するといったムダもなくなり、毎月数千件近くあるデータを効率よく処理できています。
また予算管理をタイムリーに行えるため、速く行動につなげて経営判断に役立てることができます。経理部門の効率化はもちろんですが、現場部門の負担を軽くして本業に集中していきたいと考えている企業様にはぜひおすすめしたいサービスです。