交通費・経費精算システムの複数拠点対応事例

紙での処理を電子化して、効率化させたい

ご導入前の課題や、ご導入を検討したきっかけを教えていただけますでしょうか？

弊社は本社と支社を合わせて、全国に8拠点ございます。
各支社で働く社員が経費を申請する場合、紙の出金伝票に手書きで記入し、出張届等、各種届出書を作成していました。
上長は紙の伝票に承認の押印をし、それを元に小口係が電卓で合計金額・内容のチェック作業をします。それを各支社から大阪本社へ郵送し、経理担当が電卓で合計金額・内容の再チェック、証票類のホチキスを外し台紙に貼り替え、手書き振替伝票の作成、経理ソフトに手入力、振込日・金額のアップ、振込実行……と、時間と手間がかなりかかっていました。
効率化を図る為にまずは「手書きの出金伝票を廃止してデータ化したい」という思いがスタートでした。

申請にかかる時間が従来の3分の1に短縮

「楽楽精算」を導入して、改善されたことを教えていただけますでしょうか？

まず申請者のメリットですが、申請にかかる時間が従来の3分の1ほどに短縮されました。
例えば交通費の精算ですと、従来は「乗換案内サイトから交通費を調べる」「それを申請書におとす」「申請する」という3つの作業がありましたが、「楽楽精算」を利用すればこの3つの作業を1度に行うことができます。
また作業時間の短縮だけでなく、「申請履歴を確認できる」メリットがあります。
以前は、「どこまで申請が通っているのか？」「申請したか忘れてしまったので確認してほしい」等の問い合わせに小口係が対応していましたが、社員1人1人が確認できるようになりました。履歴の確認により、申請の漏れや重複を防止できる効果もあります。

経理担当者の業務効率が劇的に改善

便利な機能や気に入っている機能がございましたら、教えてください。

「楽楽精算」には、経理担当にとってもうれしい機能がたくさんつまっています。
例えば、社員の定期区間の交通費を、自動的に控除してくれる機能です。今までは人がチェックしていたので、どうしても漏れが発生していましたが、労力をかけずに改善することができました。
また、電子承認機能も便利ですね。弊社の場合、部長クラスの承認者の出張が多く、紙での処理ですと承認ができずに滞ってしまうことがありましたが、「楽楽精算」を導入したことで離れた支社からでも承認できるようになりました。
他にも、FBデータ（全銀協フォーマット）の出力、自動仕訳、会計ソフト連携など、経理担当の業務改善は、はかりしれません。小口精算の処理も、以前は1週間かけて行っていた業務が1～2日でできるようになりました。

機能と費用のバランスが、「楽楽精算」は優れている

数ある交通費・経費精算ソフトの中で、「楽楽精算」をお選びいただいたポイントを教えていただけますでしょうか？

1番の決め手は、機能と費用のバランスがとても優れている点ですね。
比較検討していたサービスは初期費用が数百万円かかるもので、当社の利用ユーザー数では見合いませんでした。「楽楽精算」は価格が安い上に必要な機能を完備しています。
また、管理したい項目や入力フォーマットなど、自社運用に合わせて設定を自由に変えることができる点も魅力です。カスタマイズ費用がかかるサービスがたくさんある中で、「楽楽精算」は自社で簡単に設定できて、追加費用がかかりませんでした。
設定がわからない時のサポートも無料なので、とても良心的です。

サポート力の高さも決め手に！

ラクスさんのサポート力も、「楽楽精算」を選んだ理由の1つです。
メールで質問を送ると、返信が早く、担当者が不在でも別の方がすぐに対応をしてくださいます。親身になって対応してくれるのが、他の企業にないラクスさんの強みだと思います。
また、年に何度もバージョンアップをして、製品改善に努めてくれるのもうれしいですね。要望を上げていた機能をバージョンアップ時に追加していただいた時は、大変有難かったです。