経費精算システムとは？クラウド型がおすすめの理由とオンプレミス型との違い

経費精算システムとは？

経費精算システムとは、経費精算を効率的に行うシステムのことです。

経費精算とは、従業員が業務遂行のためにかかった経費を精算することを指し、業務遂行のために必要に応じて支払ったものが「経費」として認められ、従業員が立て替えた実費を企業が従業員に支払うことで、経費精算が完了します。

この経費精算は非常に面倒な作業として扱われます。
たとえば、所定の書類に領収書ごとに手書きで記入し、上長の席まで行ってハンコをもらい、それを経理に提出する…というようなフローをとっている会社があるとします。

この会社の場合、以下のようなことが起こる可能性があります。

• 1. 書類を書き間違えて1から書き直しをして10分間が無駄になった
• 2. 上司の席の前で順番待ちをしていたが、電話がかかってきてハンコがもらえなかった
• 3. 経理に提出したが不備があり、経理が自分の帰社をずっと待つはめになった

などというような目には見えない多くの無駄な時間が使われている可能性があるのです。
このような無駄な時間や悩みを解決するシステムこそが経費精算システムです。

経費精算システムのオンプレミス型とクラウド型の違い

経費精算システムは、大きく分けると以下の2つに分類することができます。

• 1. オンプレミス型の経費精算システム
• 2. クラウド型の経費精算システム

オンプレミス型とクラウド型の経費精算システムの違いについて解説します。

オンプレミス型の経費精算システムとは

オンプレミス型とは、「自社のサーバーにインストールして利用する」タイプを指します。

オンプレミス型のメリットとしては、自社のサーバー上にシステムが存在するため、社外のインターネットなどからアクセスすることが不可能になるため、セキュリティ的にはやや軍配が上がると考えられます。また、導入時に高額な費用がかかるものの、基本的には定額費用が必要ないというのもメリットと考えられるでしょう。

オンプレミス型のデメリットとしては、システム自体が自社のサーバー上にあるため、ソフトウェアのアップデートなどは自社でその都度対応する必要があり、料金がその度かかるほか、導入の初期費用が少なくとも数十万円から大規模になると数千万円単位になるなど、初期費用がかさむことがあげられます。

クラウド型の経費精算システムとは

クラウド型とは、「クラウド上にシステムが存在し、スマートフォンやノートパソコンでWEBサイトにアクセスするだけでどこからでも利用可能」なタイプを指し、インターネットに接続できる環境さえあれば、社内だけでなくスマートフォン端末などで社外からでも利用可能なことが特徴です。

メリットとしては、どこからでもアクセスができるため、スキマ時間に作業をしたり、承認にかかる時間を大幅に削減することができるほか、月額の定額制が主流のため、初期費用がオンプレミス型に比べると非常に少なく始めることが可能です。

デメリットとしては、月額費用がかかることがあげられますが、オンプレミス型が高額な初期費用がかかるだけでなく、アップデートの際は追加費用などがかかることから、総額で見た場合は中小企業であればこちらのほうが安価なことも多いです。

また、セキュリティ面の不安を感じられる方も多いようですが、セキュリティに関してはどのクラウド型の経費精算システムもしっかりとした体制を整えており、流出等のリスクは限りなく低いといえるでしょう。

クラウド型の経費精算システムがおすすめの理由

このように、経費精算システムにはクラウド型とオンプレミス型の2種類が主に存在します。

このうち、現在導入を検討するのであれば「クラウド型」の経費精算システムを強くおすすめします。主に理由は以下の2点で、詳しく解説します。

• 1. 初期費用が少なく、中小規模の会社でもシステムを利用可能
• 2. 外出中や移動時間にも経費申請、承認が可能で業務効率化

初期費用が少なく、中小規模の会社でもシステムを利用可能

クラウド型の経費精算システムの最も大きいメリットは、こちらの初期費用が少なく、少額から経費精算システムの利用が可能ということでしょう。

オンプレミス型は初期費用が非常に高いため、お金のある大企業でないと導入が難しいというデメリットがあり、中小規模の会社は「興味はあるけどなかなか手が出せない」ことになりがちです。
クラウド型の経費精算システムでは月額費用がかかるものの、初期費用はたとえば「楽楽精算」の場合は10万円からと非常に安価となっており、社員が数十名規模のベンチャー企業などでも積極的に導入をすることが可能です。

外出中や移動時間にも経費申請、承認が可能で業務効率化

もう一つの大きなメリットとしては、インターネットさえあればどこからでもアクセスが可能なことがあげられます。

外に出ている時間が長い営業の方が、本来は直帰したいけれど経費精算のために本社に一度戻ってくるというシーンを見たことがある方も多いのではないでしょうか。

クラウド型の経費精算システムでは、スマートフォンやノートパソコンなどでも経費精算が可能で、電車の移動時間やアポイントメントの間時間で経費申請をすることができます。

同様に承認作業もスマートフォン、ノートパソコンからも可能なので、
「上司が在宅勤務中で承認がもらえない…」などというケースもなくなり、結果として経費申請のために使っていた時間を大きく削減することが可能になります。

クラウド型の経費精算システムを導入しよう

このように、クラウド型とオンプレミス型の経費精算システムにはそれぞれのメリット、デメリットが存在します。

先述したように、経費精算システムの導入を検討されている場合、クラウド型の経費精算システムを利用することを強くおすすめいたします。

• 1. 初期費用が少なく、中小規模の会社でもシステムを利用可能
• 2. 外出中や移動時間にも経費申請、承認が可能で業務効率化

これらの点以外にも、クラウド型の経費精算システムには複数のメリットが存在します。

たとえば、経費精算システム「楽楽精算」は、ICカードの自動取込機能や、電子帳簿保存法に対応するオプションがあり、このようなオプションは時代に応じて自動的にアップデートされていきます。このように、クラウド型の経費精算システムは、必要になればオプションをつけたり、あるいは外したりすることで、自社に必要十分な機能をもったカスタマイズ性の高い経費精算システムとして使用可能です。

自社にあった経費精算システムを使用して、業務の効率化をはかりましょう。